Übersicht

Diese Betriebe sind als Nächstes dran. Der Lauf rechnet den kommenden Zeitraum ab und schiebt das bezahlte Datum entsprechend weiter. Wer für denselben Zeitraum schon eine Rechnung hat, wird übersprungen — ein zweiter Klick rechnet also nichts doppelt ab.

Die Musterrechnung zeigt Anschrift, Logo, Bankverbindung und den Umsatzsteuerhinweis so, wie sie später beim Kunden ankommen. Sie trägt keine Rechnungsnummer, wird nicht gebucht und ist deutlich als Muster gekennzeichnet.

Wo abgerechnet wurde und wo nicht — auf einen Blick, ohne jede Akte einzeln zu öffnen. Rot heißt: Der Zeitraum läuft bereits und es gibt noch keine Rechnung dafür.

Auszeichnung: # Überschrift, ## Unterüberschrift, - Aufzählung, > einzelne Zeile (bleibt allein stehen, für Anschriften), --- Trennlinie, <<umbruch>> neue Seite. Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern werden beim Erzeugen ersetzt, etwa {{firma}}, {{ansprechpartner}}, {{tarifName}}, {{preis}}, {{beginn}}, {{agbVersion}}, {{zustimmungAm}}. Für den Anbieter: {{anbieterFirma}} (Vertragspartei), {{anbieterGeschaeft}} (Geschäftsbezeichnung), {{anbieterZeile}} (beides zusammen), {{anbieterRechtsform}} — und {{anbieterMarke}} ausschließlich für den Produktnamen.

Die Unterlagen eines einzelnen Kunden — welche Fassung er wann angenommen hat, welche Dokumente erzeugt wurden, und der Knopf zum Neuerzeugen und Verschicken — stehen in seiner Kundenakte: Reiter Betriebe, dann auf den Namen des Betriebs klicken. Dort sehen Sie auch seine Rechnungen und können ihn einzeln abrechnen.

Entfernte und ausgelaufene Betriebe liegen hier, bevor sie endgültig verschwinden. Nach Ablauf der Frist löscht der Server sie von selbst — so, wie es im Vertrag zugesagt ist. Bis dahin lässt sich ein Fehlklick zurückholen.

Diese Angaben stehen in jedem erzeugten Dokument. Drei Dinge sind zu unterscheiden: Vertragspartei ist die Person oder Gesellschaft, die den Vertrag schließt — ohne Eintrag im Handelsregister ist das Ihr eigener Name. Die Geschäftsbezeichnung ist der Name Ihres Unternehmens, unter dem Sie auftreten. Der Produktname ist die Software, die Sie verkaufen — er ist kein Unternehmen und steht in keinem Vertrag als Partei. Im Vertrag heißt es dann: „Tom Hollinder, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung Hollinder Digital" — über die Nutzung der Software „Hollinware".

Gegenstand des Unternehmens

In Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags steht, dass mit jedem Unterauftragsverarbeiter ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO besteht. Solange hier kein Datum steht, wäre diese Zusage gegenüber Ihren Kunden unwahr. Deshalb lässt sich bis dahin kein Betrieb anlegen — das ist Absicht.

Umsatzsteuerliche Einordnung noch nicht geklärt Kleinunternehmer nach § 19 UStG — kein Steuerausweis Regelbesteuerung — 19 % werden ausgewiesen

Diese Auswahl entscheidet, ob auf Angeboten, Verträgen und Rechnungen Umsatzsteuer steht. Nur sie — der Hinweistext darunter wird gedruckt, aber nicht mehr ausgewertet. Bis zum 30.09.2026 wurde die Einordnung aus dem Text geraten; wer dort etwas anderes als „§ 19“ oder „Kleinunternehmer“ geschrieben hatte, bekam 19 % auf seine Dokumente.

Hinweis zur Umsatzsteuer

Dieser Satz erscheint auf jeder Rechnung ohne Steuerausweis. Bei der Kleinunternehmerregelung ist der zutreffende Wortlaut seit dem 01.01.2025 „steuerfrei nach § 19 Abs. 1 UStG" — nicht mehr „die Steuer wird nicht erhoben".

Ohne Steuernummer ist eine Rechnung nach § 14 UStG formal unvollständig, ohne IBAN weiß niemand, wohin er zahlen soll. Fehlt eines davon, bekommen Sie beim Erzeugen einen Hinweis und können trotzdem weitermachen — Sie tragen es später nach. Anders bei der umsatzsteuerlichen Einordnung oben: solange die offen ist, steht nicht fest, ob 0 % oder 19 % auf die Rechnung gehören, und dafür gibt es keinen Ersatz — geraten wird nicht.

Kontoinhaber

Unterschreibt ein Kunde am Bildschirm, steht Ihre Unterschrift daneben auf demselben Blatt. Einmal hier zeichnen genügt — danach gilt sie für jedes Dokument. Bleibt das Feld leer, steht auf Ihrer Seite nur die Zeile mit Ort und Datum.

Das sind die Angaben, die auf jedem Angebot, jedem Vertrag und jeder Rechnung stehen — Name, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung und vor allem die umsatzsteuerliche Einordnung. Gepflegt werden sie unter Verträge; hier steht, was aktuell hinterlegt ist und was noch fehlt.

Wer sich hier anmelden darf – für Hollinware und Hollinder Digital. Vollzugriff darf alles. Ein Vertriebszugang gehört zu einem Vertriebspartner: Er sieht nur seine eigenen Kunden und Leads und seine Provision – aus Hollinware-Abos genauso wie aus vermittelten Websites. Beim Öffnen eines Zugangs kannst du einzelne Bereiche abhaken.

Für die Zeit, in der du den Ablauf durchspielst. Kreuze an, was weg soll — und nimm einzelne Kunden oder Vertriebspartner aus, die bleiben sollen. Was du an einem Kunden ausnimmst, behält auch seine Projekte, Rechnungen und Provisionen. Leistungskatalog, Stundensatz und deine Anbieterangaben bleiben immer stehen.

Hollinware — die Warenwirtschaft und alles, was daran hängt. Hier löschst du echte Betriebsdaten. Vor dem Löschen legt das Programm von allem eine vollständige Sicherung im Datenverzeichnis des Servers an.

Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Wer Kunden vermittelt — für Websites genauso wie für Hollinware. Hier wird die Person angelegt: Anschrift, Steuerstatus und Bankverbindung für die Provisionsgutschrift. Den Zugang zum Programm gibt es oben unter „Zugänge“: neuer Zugang, Rolle „Vertriebspartner“, dann diesen Partner auswählen. Erst beides zusammen ergibt einen arbeitsfähigen Vertriebler.

Für vermittelte Websites gilt der Satz aus dem Vertriebspartnervertrag (derzeit 15 % der Netto-Auftragssumme der Erstellung), für vermittelte Hollinware-Betriebe die Provisionsregel unter „Provisionen“. Den Vertrag mit den heute geltenden Konditionen erzeugst du je Partner über „Vertrag“.

Ohne Postausgang kann Hollinware keine Anmeldecodes und keine Zugangsdaten verschicken — sie stehen dann nur im Serverprotokoll. Die Angaben werden verschlüsselt auf dem Server abgelegt und ersetzen die Einstellungen aus der Installationsdatei.

Benutzer (Postfach) Passwort Absender

Der Rundgang auf hollinware.de liegt hinter einem Zugangscode. Kunden mit gebuchtem Paket sehen ihn selbst im Programm unter Einstellungen — hier steht er, damit Sie ihn am Telefon durchsagen können. Er wechselt jede Nacht um 0 Uhr; der Code von gestern gilt noch bis 4 Uhr morgens.

Für Nicht-Kunden, die den Zugang gekauft haben. Erst die Rechnung, dann den Code ausgeben. Ein Gastcode läuft von selbst ab und lässt sich jederzeit sperren.

Notiz (z. B. Rechnungsnummer)

Standard ist die helle Ansicht — auf Rechner und Handy gleich. „Automatisch" folgt der Einstellung Ihres Geräts.

Ihre Kunden melden sich mit einem zweiten Faktor an. Dieser Zugang sieht alle Betriebe — er sollte mindestens genauso geschützt sein. Ist die zweite Stufe eingeschaltet, ist Ihr Passwort allein wertlos, selbst wenn es jemand kennt.

Nach der Erprobung steht hier alles voll mit Probedaten. Hiermit räumen Sie auf, bevor der erste echte Kunde kommt. Vorher wird automatisch eine vollständige Sicherung angelegt — ein Irrtum ist also nicht endgültig.

Nicht angetastet werden: Ihre Cockpit-Zugänge, Ihre Angaben als Anbieter und sämtliche Vertragsvorlagen mit allen Fassungen. Die Arbeit an den Rechtstexten bleibt erhalten.

Neue Fassung einspielen. Ihre Daten, Betriebe und Einstellungen bleiben unberührt — es werden nur die Programmdateien ersetzt. Der alte Stand wird vorher beiseite gelegt, und der Dienst startet danach in wenigen Sekunden neu.

Archiv (hollinware-server.tar.gz)